عندما نعالج البيانات نيابةً عن شركتك.

1. الطرفان

المسؤول عن معالجة البيانات هو الشركة المنضمّة أو الشركة العميلة صاحبة حساب الشركات التي تستخدم الوظائف الواردة في القسم 3 (ويُشار إليها في هذه الاتفاقية بـ«أنتم» أو «الشركة»).

معالج البيانات هو Timmarna Platform (مؤسسة فردية)، رقم تسجيل المنشأة 970905-3558، Lilla Bommen 1, 411 04 Göteborg، التي تدير خدمة SeeYouSoon (ويُشار إليها في هذه الاتفاقية بـ«نحن»).

هذه الاتفاقية جزء من شروط الشركاء وشروط حسابات الشركات، ويجب الموافقة عليها قبل تفعيل حساب شريك أو حساب شركة. وهي تستوفي متطلبات الاتفاقية المكتوبة الواردة في المادتين 28.3 و28.9 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). وتوافقون عليها بتحديد الخانة في طلب الانضمام أو عند تفعيل حساب الشركة أو في التطبيق أو في لوحة التحكم، ونحفظ الإصدار الذي وافقتم عليه ووقت موافقتكم. وإذا اختلف ما تنص عليه شروط الشركاء عمّا تنص عليه هذه الاتفاقية بشأن البيانات الشخصية، تسري هذه الاتفاقية.

2. ما تشمله الاتفاقية وما لا تشمله

ما نعالجه نيابةً عنكم

تسري الاتفاقية على البيانات التي تُدخلونها بأنفسكم أو تسمحون لموظفيكم بإدخالها في الأدوات لنشاطكم الخاص: الموظفون، وجداول العمل، ووقت العمل، وبيانات الرواتب في «Kassa & personal»، وقائمة موظفيكم في القطاع، والحجوزات التي تُدخلونها لضيوف ليس لديهم حساب، و«Fordonskoll» وبطاقات العمل في الورشة، وفندق الإطارات، وطلبات الإطارات لدى الموردين، وكذلك قوائم الموظفين والصلاحيات ومراكز التكلفة والتقارير الشهرية في حساب الشركات للرحلات والشحن. ويصف القسم 3 كل عملية معالجة.

ما نتحمّل مسؤوليته بأنفسنا

في ما يلي تكون SeeYouSoon مسؤولًا مستقلًا عن معالجة البيانات، وتسري حينئذٍ سياسة الخصوصية، لا هذه الاتفاقية:

• حساب كل مستخدم وتسجيل دخوله، بما في ذلك حسابات مالكي شركتكم ومديريها وموظفيها والمسافرين على حساب شركة.
• الحجوزات والطلبات والشحنات والرحلات التي يجريها العملاء أو الموظفون في التطبيق، والمحادثات والمكالمات المتعلقة بها، والتقييمات والمراجعات، وSeeYouSoon Club. وفيما يخص تنفيذ النقل ذاته والمتطلبات القانونية في المرور والمحاسبة، تُعدّ كلٌّ من الشركة العميلة وSeeYouSoon وشركة النقل المنفِّذة مسؤولًا مستقلًا عن معالجة البيانات. وكذلك عندما تتلقون بصفتكم شركة بائعة بيانات عميل عبر حجز، تكونون أنتم أنفسكم المسؤول عن معالجة البيانات فيما يتعلق بكيفية استخدامكم لها.
• طلبكم لتصبحوا شريكًا، والمستندات التي ترسلونها، ومراجعتنا لها.
• خدمة العملاء، والأمان، والحماية من الاحتيال، وسجلاتنا الخاصة بمن اطّلع من موظفينا على ماذا.

لا نحتفظ بأي سجل للعملاء نيابةً عن الشركات، بخلاف ما يذكره القسم 3.

3. عمليات المعالجة: طبيعتها والغرض منها

نخزّن البيانات، ونعرضها لمن يحق لهم رؤيتها في شركتكم، ونجري عليها العمليات الحسابية، ونرسل إشعارات بشأنها، لكي تتمكنوا من إدارة نشاطكم. ولا نستخدمها لأغراضنا الخاصة.

«Kassa & personal» (الصندوق والموظفون)

• الموظفون. تضيفون أشخاصًا إلى الشركة وتمنحونهم دورًا (مالك أو مدير أو موظف)، ومسمّى وظيفيًا، ورقم موظف. ويُدعى الشخص غير المدرج بالفعل في قائمة موظفي القطاع عبر عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف المرتبط بحساب قائم في SeeYouSoon. ولا نحفظ ذلك العنوان أو الرقم في «Kassa & personal»، بل نحفظ الربط بالحساب فقط. وتسري الدعوة لمدة 7 أيام.
• جداول العمل. جدول أسبوعي يتضمن اليوم ووقت البداية ووقت النهاية. أما الصالونات ومغاسل السيارات وشركات التنظيف فتستخدم بدلًا من ذلك جدولها في القطاع.
• تسجيل الحضور والانصراف والاستراحات. عندما يسجّل الموظفون حضورهم وانصرافهم في التطبيق تُحفظ الأوقات، وكذلك بداية كل استراحة ونهايتها. ويرى كل عضو أيّ الزملاء مسجَّلو الحضور في هذه اللحظة.
• المسافة إلى مكان العمل. انظر الإطار أدناه.
• التصحيحات. يجب على المالك أو المدير الذي يصحّح وقتًا أن يكتب سببًا (من 3 إلى 300 حرف). ويُحفظ التصحيح في سجل تغييرات مع القيمة قبل التصحيح وبعده، ويتلقى الموظف إشعارًا يتضمن السبب. ولا يُعدَّل السجل ولا يُحذف أبدًا.
• الأجور. يختار المالك نموذج أجر لكل شخص (أجر بالساعة، أو راتب شهري، أو نسبة مئوية، أو أجر مضمون مع نسبة مئوية، أو أجر بالوحدة)، ويُدخل البقشيش، ويعتمد بيانات الرواتب لكل فترة. وفي الأجر القائم على العمولة نحتسب المبيعات أو الخدمات المرتبطة بالشخص في SeeYouSoon. ويُنزّل المالك بيانات الرواتب بصيغة CSV أو PAXml إلى نظام الرواتب الخاص به. نحن لا ندفع أي أجور ولا نقتطع أي ضرائب.

قائمة الموظفين في القطاع

يُحفظ موظفوكم في القطاع (مثل المصفّفين، وعمال غسيل السيارات، وعمال التنظيف، والميكانيكيين، وعمال النقل، وموظفي المطاعم) بالاسم والدور وجدول العمل، وبعنوان البريد الإلكتروني عندما تدعون أحدًا. وحيثما تُدخلون وقتًا محجوبًا في عمود أحد المصفّفين، يُحفظ أيضًا السبب الذي تكتبونه.

الحجوزات التي تُدخلونها بأنفسكم

• حجز الصالون عبر الصندوق. يُحجز للضيف الذي ليس لديه حساب باسمه الأول، ورقم هاتفه إن رغب الضيف في تقديمه، وملاحظة، والخدمة، والمصفّف، والموعد. ويمكن للمالك والمصفّفين وموظفي SeeYouSoon المختصين بالصالونات إدخال مثل هذه الحجوزات.
• طابور الحضور دون موعد (Drop-in). الاسم الذي يُدخله موظفوكم لضيف في الطابور.
• حجز الورشة عبر الصندوق. يُحجز للضيف الذي ليس لديه حساب باسمه الأول، ورقم هاتفه إن رغب الضيف في تقديمه، ورقم التسجيل، وتسمية السيارة. ويُدخل المالك والمديرون هذه الحجوزات.

لا يتلقى الضيف أي إشعارات منا ولا يدفع أي رسوم عبر SeeYouSoon.

Fordonskoll (متابعة المركبات) وبطاقات العمل

• Fordonskoll (متابعة المركبات). بطاقة الورشة الخاصة بكل سيارة: رقم التسجيل، والعلامة التجارية، والطراز، وسنة الصنع، ونوع الوقود، وناقل الحركة، والمحرك، ورقم الهيكل (الشاسيه)، كما أدخلتها الورشة. ولا يُذكر أي حساب على البطاقة. ولا نجلب أي بيانات عن السيارة من أي سجل للمركبات.
• بطاقة العمل. عند زيارة الورشة تُحفظ قراءة العدّاد، وملاحظة عند استلام السيارة، والميكانيكي الذي يتولى السيارة، وخطوات العمل، وملاحظات الورشة. ولا يرى العميل إلا الملاحظات التي وسمتها الورشة بـ«ظاهرة للعميل».

فندق الإطارات

لكل طقم إطارات يُحفظ العميل (الحساب، أو الاسم بالنسبة إلى عميل ليس لديه حساب؛ ولا ترى الشركة إلا الاسم الأول)، ورقم التسجيل، وتسمية السيارة، وبيانات الإطارات، وموقعها على الرف. وينتج عن كل تسليم وكل تبديل محضرٌ يتضمن عمق النقشة لكل إطار، والأضرار، وملاحظة، وقراءة العدّاد، و8 صور كحد أقصى. وتُحفظ الأجرة مع الفترة والمبلغ وطريقة دفعها. ويرى العميل الذي لديه حساب إطاراته ومحاضرها وصورها في التطبيق، ويتلقى تذكيرات قبل كل موسم.

طلب الإطارات لدى مورّد

عندما تطلب ورشتكم إطارات لسيارة عميل من مورّد في SeeYouSoon، نرسل إلى المورّد رقم تسجيل السيارة والاسم الأول لمن يقدّم الطلب، ولا نرسل أبدًا اسم العميل أو رقم هاتفه. والمورّد جهة متلقية تختارونها أنتم، وليس معالجًا فرعيًا لدينا.

حسابات الشركات (الرحلات والشحن)

عندما يكون لشركتكم حساب شركة لرحلات العمل أو شحن الشركات، يدير مسؤول الشركة لديكم الموظفين المسموح لهم بالحجز على الحساب وأدوارهم وحدود الإنفاق ومراكز التكلفة والمراجع، كما يستخرج التقارير الشهرية ومستندات الفوترة (التاريخ والوقت واسم الموظف بصيغة مختصرة ومركز التكلفة والمبلغ ورقم الإيصال، دون عناوين الرحلة). ونعالج هذه البيانات بصفتنا معالج البيانات التابع لكم. أما مهمة النقل ذاتها فتعالجونها أنتم ونحن وشركة النقل بصفتنا مسؤولين مستقلين عن معالجة البيانات.

4. البيانات وأصحابها

الأشخاص الذين نعالج بياناتهم، وما هي هذه البيانات

أصحاب البيانات	البيانات
موظفوكم، والمديرون، والمالكون	البياناتالاسم، والمسمّى الوظيفي، والدور، ورقم الموظف، والربط بحساب SeeYouSoon، وجدول العمل، وتسجيلات الحضور والانصراف، والاستراحات، والمسافة إلى مكان العمل عند تسجيل الحضور، والتصحيحات مع أسبابها، ونموذج الأجر، والبقشيش، والمبيعات المحتسبة للشخص، وبيانات الرواتب.
الموظفون على حساب شركة	البياناتالاسم، أو البريد الإلكتروني أو الربط بحساب SeeYouSoon، والدور، وحدود الإنفاق، ومركز التكلفة، وسطور التقرير الشهري (التاريخ والوقت والمبلغ ورقم الإيصال دون عناوين).
الضيوف الذين ليس لديهم حساب	البياناتالاسم الأول، ورقم الهاتف (اختياري)، وملاحظة، والموعد، والخدمة؛ وفي الورشة أيضًا رقم التسجيل وتسمية السيارة.
عملاء الورشة وفندق الإطارات	البياناتالحساب أو الاسم، ورقم التسجيل، وبيانات السيارة، وقراءة العدّاد، وحالة الإطارات، وصور الإطارات، والملاحظات، والأجرة، وطريقة الدفع.

لم تُصمَّم الوظائف للبيانات الشخصية الحساسة. لكن الحقول النصية الحرة، مثل الملاحظات وأسباب التصحيحات وأسباب الوقت المحجوب، قد تحتوي على مثل هذه البيانات إذا كتبها أحد. فلا تكتبوا إلا ما هو ضروري.

5. مدة سريان الاتفاقية

تسري الاتفاقية ما دمتم تستخدمون أيًّا من الوظائف الواردة في القسم 3، وبعد ذلك ما دامت لدينا بيانات عالجناها نيابةً عنكم. ويبيّن الملحق المدة التي تُحفظ فيها البيانات حاليًا.

6. تعليماتكم

لا نعالج البيانات إلا وفقًا لتعليماتكم الموثّقة. والتعليمات هي هذه الاتفاقية والخيارات التي تتخذونها أنتم وموظفوكم في اللوحة والتطبيق، مثل من هم أعضاء الشركة، ومكان العمل ونصف القطر، وما إذا كان شرط تسجيل الحضور بالقرب من مكان العمل مفعّلًا، ونماذج الأجور، وما تُدخلونه.

إذا أردتم إصدار تعليمات لا تستطيع الوظائف تنفيذها فاكتبوا إلى [email protected]. ونبلغكم فورًا إذا رأينا أن تعليماتٍ ما تخالف قواعد حماية البيانات.

إذا اقتضى قانونٌ أن نعالج البيانات بطريقة أخرى، نخبركم بذلك مسبقًا، ما لم يحظر القانون ذلك.

7. السرية

لا يحصل على البيانات من جهتنا إلا الأشخاص الذين يحتاجون إليها لتشغيل الخدمة وتقديم الدعم لها. ونحرص على أن يكونوا قد التزموا بالحفاظ على سرية البيانات.

8. الأمان

هذه هي التدابير التي تحمي البيانات حاليًا (المادة 32 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)):

• التشفير أثناء النقل. تمرّ جميع الاتصالات بالتطبيق واللوحة وواجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بنا مشفّرةً عبر HTTPS (TLS)، ويُلزَم المتصفح باستخدام HTTPS.
• الصلاحية حسب الدور. يتحقق الخادم في قاعدة البيانات عند كل طلب من الدور الذي يشغله الشخص في شركتكم. في Kassa & personal لا يرى نماذج الأجور وفترات الأجور وأساس الرواتب إلا المالك، ويرى المالك والمديرون أوقات الموظفين والبقشيش، ويرى كل شخص ما يخصه. وفي الورشة والصالون وفندق الإطارات تسري أدوار مماثلة.
• سجل التغييرات. يستطيع المديرون أيضًا قراءة سجل التغييرات في Kassa & personal. ولا يرى تغييرات نماذج الأجور وفترات الأجور إلا المالك؛ أما البقشيش فيراه المديرون أيضًا.
• موظفونا. لا يحصل موظفونا على الوصول إلا عبر صلاحيات لكل قطاع تُمنح في قاعدة البيانات، وتتوقف الصلاحية التي تُسحب عن السريان فورًا. وفي «Kassa & personal» لا يرى موظفونا إلا الأعداد، ولا يرون أبدًا الأسماء أو الأوقات أو الأجور. ولا يُعرض رقم هاتف الضيف لموظفينا إلا بأرقامه الأربعة الأخيرة. ويمكن لموظفي كل قطاع قراءة قوائم فندق الإطارات مع الاسم الأول للعميل، وبطاقات السيارات وبطاقات العمل الخاصة بالورش؛ ولا تُسجَّل عمليات القراءة هذه حاليًا.
• التشفير أثناء التخزين. تُخزَّن أرقام هواتف الضيوف مشفّرةً بخوارزمية AES-256-GCM. أما البيانات الأخرى، مثل الأسماء والأوقات والأجور، فلا تُخزَّن مشفّرةً حقلًا بحقل.
• الموقع. لا تُحفظ الإحداثيات عند تسجيل الحضور أبدًا، بل تُحفظ المسافة فقط مقرّبةً إلى أقرب 10 أمتار.
• الصور. نزيل جميع البيانات الوصفية (metadata) من الصور، بما فيها موقع GPS، قبل حفظها. وتُحفظ في مساحة تخزين خاصة ولا تُعرض إلا لمن يحق له رؤيتها، دون أن تُحفظ في أي ذاكرة تخزين مؤقت (cache).
• إمكانية التتبّع. تُحفظ تصحيحات وقت العمل في سجل لا يمكن تعديله، ويتلقى الموظف إشعارًا بكل تصحيح.
• تسجيل الدخول. يتوفر التحقق بخطوتين لحسابات اللوحة. ويُحدّ عدد محاولات تسجيل الدخول. وعندما نزيل شخصًا من فريق موظفينا تُنهى جميع جلساته فورًا.
• النسخ الاحتياطية. يتم نسخ قاعدة البيانات احتياطيًا كل ليلة. تُخزن النسخة كملف عادي في التخزين الخاص لدى Cloudflare في الاتحاد الأوروبي، مشفرة أثناء السكون بواسطة Cloudflare ولكن ليس بمفتاح خاص. في حال إجراء استعادة من نسخة احتياطية، يتم تشغيل سجل حذف منفصل خالٍ من البيانات الشخصية مباشرةً قبل إعادة فتح حركة المرور، بحيث تظل الحسابات المحذوفة محذوفة. لا يتم نسخ الصور احتياطيًا.

9. المعالجون الفرعيون

تمنحوننا إذنًا عامًا بالاستعانة بمعالجين فرعيين. ويعالج هؤلاء المعالجون الفرعيون البيانات نيابةً عنا حاليًا:

المعالجون الفرعيون للبيانات التي نعالجها نيابةً عنكم

المعالج الفرعي	ما الذي تقوم به	مكان وجود البيانات
Cloudflare, Inc. (الولايات المتحدة الأمريكية)	ماذا يفعلونتشغيل خادمنا وقاعدة البيانات وتخزين الصور والنسخ الاحتياطية. تحفظ Cloudflare أيضًا سجلات الطلبات الموجهة إلى الخادم، وقد يحتوي العنوان في الطلب على رقم تسجيل السيارة.	أين تُحفظ البياناتتُخزَّن قاعدة البيانات في أوروبا الغربية (بما في ذلك المملكة المتحدة استناداً إلى قرار الكفاية الصادر عن المفوضية الأوروبية) وتخضع لحماية EU-US DPF والبنود التعاقدية القياسية. تُخزَّن الصور في أدوات المعالجة في خدمة تخزين الملفات التابعة لـ Cloudflare بنفس الحماية (بينما تُخزَّن وثائق الهوية والتصاريح في seeyousoon-kyc-eu ضمن الاختصاص القضائي للاتحاد الأوروبي). وتُحفظ النسخ الاحتياطية في مساحة تخزين خاصة في الاتحاد الأوروبي، مشفّرة في حالة السكون بواسطة Cloudflare ولكن دون مفتاح خاص.
خدمات الإشعارات الفورية (push) في المتصفحات: Google وMozilla وApple وMicrosoft (الولايات المتحدة الأمريكية)	ما الذي تقوم بهتنقل الإشعارات إلى الهواتف والحواسيب التي فُعّلت فيها الإشعارات، مثل دعوة، أو وقت عمل مصحَّح، أو تذكير بتبديل الإطارات. والمحتوى مشفّر لجهاز المستلم؛ ولا ترى الخدمة إلا عنوان الجهاز والوقت.	مكان وجود البياناتالخوادم الخاصة بكل خدمة.
Firebase Cloud Messaging (Google، الولايات المتحدة الأمريكية) وApple Push Notification service (Apple، الولايات المتحدة الأمريكية)	ما الذي تقوم بهلا تخص إلا تطبيقات الهاتف، التي لم تُنشر بعد. وفيها تنقل الإشعارات ويمكنها قراءة نصها القصير.	مكان وجود البياناتالخوادم الخاصة بكل خدمة.
fiskaly (SIGN SE)	ما يفعلونهينطبق فقط على نظام الكاشير في Kassa & personal، وهو غير مفعّل بعد. هناك يسجّلون كل إيصال في وحدة الرقابة التي يشترطها القانون: بنود الإيصال ومبالغه، ولا المشتري أبدًا.	أين توجد البياناتيُذكر هنا قبل تشغيل نظام الكاشير، قبل 30 يومًا على الأقل.

نحرص على أن يكون لكل معالج فرعي اتفاقية معنا تفرض متطلبات حماية البيانات نفسها التي تفرضها هذه الاتفاقية. ونتحمل المسؤولية أمامكم عن عمل المعالجين الفرعيين.

قبل أن نستعين بمعالج فرعي جديد أو نستبدل معالجًا حاليًا، ننشر إصدارًا جديدًا من هذه الاتفاقية يتضمن القائمة المحدَّثة ونخطركم كتابةً عبر البريد الإلكتروني (وكذلك بإشعار في لوحة التحكم والتطبيق) قبل 15 يومًا على الأقل من سريان التغيير (وقبل 30 يومًا على الأقل من تشغيل سجل النقد). وإذا أردتم الاعتراض بموجب المادة 28.2 من GDPR فاكتبوا إلى [email protected] قبل بدء سريان التغيير. وإذا لم نتمكن من تلبية اعتراضكم، فيحق لكم إيقاف الوحدة المعنية (مثل Kassa & personal) أو إنهاء الاتفاقية قبل سريان التغيير.

10. النقل إلى خارج الاتحاد الأوروبي/المنطقة الاقتصادية الأوروبية

المعالجون الفرعيون في القسم 9، عدا fiskaly، شركات أمريكية، وقد تُعالَج الصور في أدوات معالجة البيانات خارج الاتحاد الأوروبي/المنطقة الاقتصادية الأوروبية. وباستخدامكم الوظائف تعطوننا تعليمات بعمليات النقل هذه. تُستضاف قاعدة البيانات في أوروبا الغربية (بما في ذلك المملكة المتحدة استنادًا إلى قرار الكفاية الصادر عن المفوضية الأوروبية) وهي محمية بإطار EU–US DPF والبنود التعاقدية القياسية؛ وCloudflare معتمدة وفق إطار خصوصية البيانات بين الاتحاد الأوروبي والولايات المتحدة ولديها البنود التعاقدية القياسية للاتحاد الأوروبي في اتفاقية معالجة البيانات الخاصة بها. ولا ننقل البيانات إلى أي بلد آخر دون حماية تستوفي الفصل الخامس من اللائحة العامة لحماية البيانات.

11. حقوق أصحاب البيانات

تردّون على طلبات موظفيكم وضيوفكم، مثل طلب الاطلاع على بياناتهم أو تصحيحها أو حذفها. ويمكنكم الاطلاع على معظمها وتصحيحه مباشرةً في اللوحة. ويرى كل موظف أوقاته وجدول عمله وكشوف أجره المعتمدة في التطبيق.

لا توجد حاليًا في اللوحة وظيفة لحذف وقت أو بطاقة سيارة أو طقم إطارات في فندق الإطارات، ولا تصدير غير بيانات الرواتب. ولا يشمل تنزيل الموظف لبياناته بنفسه في التطبيق البيانات الموجودة في «Kassa & personal». وإذا احتجتم إلى ذلك فاكتبوا إلى [email protected]، وسنستخرج البيانات أو نحذفها نيابةً عنكم.

إذا توجّه صاحب بيانات إلينا مباشرةً بطلب يتعلق ببيانات نعالجها نيابةً عنكم، نحيله إليكم دون تأخير، ولا نردّ عليه بأنفسنا في المضمون، ما لم تطلبوا منا ذلك.

12. حوادث خرق البيانات الشخصية

إذا اكتشفنا خرقًا للبيانات الشخصية يتعلق ببيانات نعالجها نيابةً عنكم، نُخطركم به دون تأخير لا مبرر له. ونبيّن ما الذي حدث، وأيّ البيانات يخص وكم شخصًا تقريبًا، والعواقب التي قد تترتب عليه، وما نفعله حياله. وما لا نعرفه فورًا نرسله إليكم بمجرد أن نعرفه. وتقررون أنتم ما إذا كنتم ستبلّغون هيئة حماية الخصوصية السويدية (imy.se) بالحادثة، وهو ما يجب أن يتم في غضون 72 ساعة، وما إذا كنتم ستُعلمون الأشخاص المعنيين (المادتان 33 و34 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)).

13. تقييم الأثر والتشاور المسبق

قد يتطلب وقتُ العمل والتحققُ من المسافة عند تسجيل الحضور أن تُجروا تقييمًا للأثر (المادة 35 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)). ونزوّدكم بالمعلومات التي تحتاجون إليها عن الوظائف لإجرائه، ولأي تشاور مسبق محتمل مع هيئة حماية الخصوصية السويدية (المادة 36 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)).

14. عند انتهاء الاتفاقية

عندما تتوقفون عن استخدام الوظائف، تختارون ما إذا كنا سنحذف البيانات أو نسلّمها إليكم. اكتبوا إلى [email protected].

لا تُحذف البيانات حاليًا تلقائيًا عند انتهاء الاتفاقية، ولا عند حذف حساب المالك: تبقى بيانات الشركة محفوظة إلى أن تطلبوا منا حذفها. والتصدير المتاح في اللوحة هو بيانات الرواتب بصيغة CSV أو PAXml للفترات المعتمدة. أما البيانات الأخرى فنستخرجها لكم عند الطلب.

تبقى البيانات التي حذفناها في النسخ الاحتياطية إلى أن تُحذف تلك النسخ، انظر الملحق.

15. المعلومات والتدقيق

نقدّم لكم المعلومات التي تحتاجون إليها لإثبات الالتزام بهذه الاتفاقية وبالمادة 28 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، ونجيب كتابيًا عن أسئلتكم. ويحق لكم، أو لمدقق مستقل تعيّنونه ويخضع لواجب السرية، تدقيق معالجتنا بعد الاتفاق على الموعد والنطاق. ويحق لهيئة حماية الخصوصية السويدية دائمًا إجراء عمليات الرقابة التي يخوّلها إياها القانون.

16. مسؤوليتكم بصفتكم المسؤول عن معالجة البيانات

• تتأكدون من وجود أساس قانوني للمعالجة ومن حصول موظفيكم وضيوفكم على المعلومات المتعلقة بها (المادة 13 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)). فعلى سبيل المثال، يحتاج موظفوكم إلى معرفة أن التطبيق يطلب موقع الهاتف عند تسجيل الحضور، وأن المسافة إلى مكان العمل تُحفظ عندما تكونون قد حددتم مكان عمل.
• قبل أن تفعّلوا شرط تسجيل الحضور بالقرب من مكان العمل، ينبغي لكم إجراء موازنة للمصالح، والوفاء بأي واجب تفاوض قائم بموجب المادة 11 من lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) (قانون المشاركة في القرار في الحياة العملية).
• تحددون أنتم مدة حفظ البيانات وتخبروننا متى يجب حذفها، مثل وقت العمل وفقًا لـ arbetstidslagen (قانون ساعات العمل) وبيانات الرواتب وفقًا لـ bokföringslagen (قانون المحاسبة).
• لا تمنحون الصلاحيات إلا للأشخاص الذين يحتاجون إليها، وتزيلون الأشخاص الذين يتركون العمل.
• تتحملون مسؤولية بيانات الرواتب التي تنزّلونها بعد أن يغادر الملف SeeYouSoon.

17. التعديلات والتواصل

ننشر هنا كل نسخة جديدة من الاتفاقية، مع تاريخها ورقم إصدارها. للتواصل في مسائل حماية البيانات: [email protected]. وللأسئلة الأخرى: [email protected].

18. ملحق: عمليات المعالجة ومدد الحفظ

يبيّن الجدول مدة حفظ البيانات وفق طريقة عمل الخدمة حاليًا. وحيثما ورد «لا حذف تلقائي» تبقى البيانات محفوظة إلى أن تطلبوا منا حذفها.

عملية المعالجة، والبيانات، وأصحاب البيانات، ومدة الحفظ

عملية المعالجة	البيانات	أصحاب البيانات	مدة الحفظ حاليًا
الموظفون في «Kassa & personal»	البياناتالاسم، والمسمّى الوظيفي، والدور، ورقم الموظف، والربط بالحساب	أصحاب البياناتالموظفون، والمديرون، والمالكون	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي. ويُوسَم الشخص الذي تتم إزالته بأنه محذوف. وإذا حذف الشخص حسابه فلا تتغير هذه البيانات.
جداول العمل	البياناتاليوم، والبداية، والنهاية	أصحاب البياناتالموظفون	مدة الحفظ حاليًاإلى أن تغيّروا الجدول.
تسجيل الحضور والانصراف، والاستراحات، والمسافة	البياناتالأوقات، والمسافة إلى مكان العمل بخطوات من 10 أمتار، والحالة، وملاحظة	أصحاب البياناتالموظفون	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي، ولا حتى عندما يحذف الشخص حسابه.
سجل التغييرات	البياناتمن غيّر ماذا ومتى، والسبب، والقيم قبل التغيير وبعده	أصحاب البياناتالموظفون، والمديرون، والمالكون	مدة الحفظ حاليًالا يُعدَّل ولا يُحذف أبدًا.
الأجور	البياناتنموذج الأجر، والبقشيش، والمبيعات لكل شخص، وبيانات الرواتب	أصحاب البياناتالموظفون	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي.
الإشعارات إلى الموظفين والعملاء	البياناتنص الإشعار، مثل تصحيح مع سببه	أصحاب البياناتالموظفون، والعملاء الذين لديهم حساب	مدة الحفظ حاليًا90 يومًا.
قائمة الموظفين في القطاع	البياناتالاسم، والدور، وجدول العمل، والبريد الإلكتروني عند الدعوة، وسبب الوقت المحجوب	أصحاب البياناتالموظفون	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي. وإذا حذف الشخص حسابه يُستبدل اسمه ويغادر الفريق.
الحجز عبر الصندوق، في الصالون والورشة	البياناتالاسم الأول، ورقم الهاتف، وملاحظة، والموعد؛ وفي الورشة رقم التسجيل والسيارة	أصحاب البياناتالضيوف الذين ليس لديهم حساب	مدة الحفظ حاليًايُحذف رقم الهاتف بعد 30 يومًا من الزيارة. وما عدا ذلك: لا حذف تلقائي.
طابور الحضور دون موعد (Drop-in)	البياناتالاسم الذي يُدخله الموظفون	أصحاب البياناتالضيوف	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي.
Fordonskoll (متابعة المركبات)	البياناترقم التسجيل، وبيانات السيارة، ورقم الهيكل (الشاسيه)	أصحاب البياناتمالك السيارة أو مستخدمها	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي. وإذا حذف عميل حسابه تُحذف البطاقة إذا كانت زيارات ذلك العميل وحده هي التي تُظهر السيارة لدى الورشة.
بطاقة العمل	البياناتقراءة العدّاد، والملاحظات، والميكانيكي، وخطوات العمل	أصحاب البياناتالعملاء، والميكانيكيون	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي. وإذا حذف العميل حسابه يُمحى نص الملاحظات.
فندق الإطارات	البياناتالحساب أو الاسم، ورقم التسجيل، والإطارات، والمحاضر، والصور، والأجرة	أصحاب البياناتالعملاء الذين لديهم حساب والذين ليس لديهم حساب	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي، ولا حتى عندما يحذف العميل حسابه.
طلب الإطارات لدى المورّد	البياناترقم التسجيل، والاسم الأول لمن يقدّم الطلب	أصحاب البياناتالعملاء، وموظفوكم	مدة الحفظ حاليًالا حذف تلقائي.
حسابات الشركات (الرحلات والشحن)	البياناتقائمة الموظفين والدور وحدود الإنفاق ومراكز التكلفة والتقارير الشهرية	أصحاب البياناتموظفو الشركة العميلة ومسؤولوها	مدة الاحتفاظ اليومالموظفون ومراكز التكلفة إلى أن تزيلهم الشركة العميلة أو تغلق الحساب؛ والتقارير الشهرية ومستندات الفوترة لمدة 7 سنوات وفق قانون مسك الدفاتر.
النسخ الاحتياطية	البياناتقاعدة البيانات كاملةً، دون الصور	أصحاب البياناتجميع من سبق ذكرهم	مدة التخزين حاليًاالنسخ في التخزين الخاص لدى Cloudflare في الاتحاد الأوروبي، والمشفرة أثناء السكون بواسطة Cloudflare ولكن ليس بمفتاح خاص: اليومية 30 يومًا، والشهرية 365 يومًا، والنسخ المأخوذة قبل التغييرات الكبيرة 365 يومًا. عند الاستعادة، يتم تشغيل سجل الحذف (بدون بيانات شخصية) مباشرةً قبل إعادة فتح حركة المرور.
سجلات الطلبات لدى Cloudflare	البياناتعنوان الطلب ووقته	أصحاب البياناتجميع من يستخدمون الوظائف	مدة الحفظ حاليًاما دامت Cloudflare تحفظها وفقًا لاشتراكنا.